Unsere Checkliste fasst auf einen Blick die wichtigsten Maßnahmen zusammen, die Unternehmen ergreifen können, um den Anforderungen des neuen Datenschutzrechts gerecht zu werden.
Organisation & Dokumentation
- Bestandsaufnahme aller Verarbeitungstätigkeiten in Verarbeitungsverzeichnissen
- Datenschutzbeauftragten bestellen und in Prozesse einbinden
- Prozesse zur Erfüllung der Dokumentationspflichten schaffen
- Regelmäßige Aktualisierung der Datenschutz-Compliance sicherstellen (Plan - Do - Check - Act)
- Interne Datenschutzrichtlinien implementieren
Rechtmäßigkeit
- Rechtsgrundlagen für alle Verarbeitungen ermitteln, festlegen und dokumentieren
- Verarbeitungen von sensiblen Daten und Daten von Kindern besonders berücksichtigen
- Einwilligungsformulare aktualisieren und gegebenenfalls neue Einwilligungen einholen
- Umfassende Speicher- und Löschkonzepte erstellen/aktualisieren
- Möglichkeiten zur Anonymisierung oder Pseudonymisierung prüfen
- Beschäftigtendatenschutz regeln (z.B. zur Internet- und E-Mail-Nutzung, BYOD)
- Betriebsvereinbarungen prüfen/aktualisieren
- Entwicklungen bei branchenspezifischen Verhaltensregeln beobachten
Transparenz & Betroffenenrechte
- Online-Datenschutzhinweise aktualisieren (z.B. auf Webseiten oder in Apps)
- Datenschutzinformationen für Beschäftigte aktualisieren
- Hinweise zur Videoüberwachung anpassen
- Arbeitsprozesse für Umgang mit Ansprüchen von Betroffenen schaffen
Datenübermittlungen & Vertragsmanagement
- Verträge mit externen Dienstleistern (insbesondere zur Auftragsverarbeitung) abschließen/aktualisieren
- Verträge für gruppeninterne Datentransfers (Intra-Group-Agreements) abschließen/aktualisieren
- Vorgaben für internationale Datentransfers (z.B. Privacy Shield Zertifizierung, BCR, SCC) umsetzen
- Muster für Auftragsverarbeitungsverträge und gemeinsam Verantwortliche erstellen
- Due-Diligence-Prozess für die Prüfung von Zulieferern, Dienstleistern etc. erstellen
Sicherheit & Datenpannen-Management
- Technische und organisatorische Maßnahmen überprüfen und Dokumentation aktualisieren
- Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Mitarbeitern und/oder Dienstleistern überprüfen und aktualisieren
- Mitarbeiter im Datenschutz und zur Informationssicherheit schulen
- Prozesse für Sicherheitsvorfälle und Umsetzung von Meldepflichten einführen
- Verwendete Zertifizierungen (z.B. ISO 2700x) dokumentieren
Datenschutzfreundliche Prozesse
- Abläufe und Vorlagen zur Durchführung und Dokumentation von Datenschutz-Folgenabschätzungen erstellen
- "Privacy by Design" und "by Default” bei Produktentwicklung und im Einkauf berücksichtigen
Zum Hogan Lovells Datenschutz Tool
